Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga zachowania dyscypliny kosztowej, co w wielu przypadkach może być zadaniem niełatwym. Trudno bowiem wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie bez dobrej lokalizacji, sprawnej obsługi biurowej oraz dostępu do sali konferencyjnej, w której można by zorganizować spotkanie z obecnym bądź potencjalnym klientem. Posiadanie tych atrybutów działalności to jednak spore koszty oraz konieczność przyjęcia na siebie dodatkowych zobowiązań związanych z zatrudnieniem i nadzorem nad pracownikami, co może oznaczać wyraźne ograniczenie mobilności i komfortu pracy na własny rachunek. Rozwiązaniem tych dylematów staje się wirtualne biuro będące coraz popularniejszą usługą oferowaną mniejszym przedsiębiorcom i osobom wykonującym wolne zawody.
Zakres usług wirtualnego biura uzależniony jest od oczekiwań klienta oraz możliwości firmy świadczącej tę usługę. Często usługi te sprzedawane są w pakietach, w których zakres funkcji uzależniony jest od miesięcznego kosztu ponoszonego przez użytkownika.
Do podstawowych funkcjonalności wirtualnego biura należy odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz jej skanowanie i wysyłanie na adres mailowy, odbieranie faksów oraz udostępnianie sali konferencyjnej na potrzeby organizowania spotkań. W niektórych przypadkach możliwe jest zarejestrowanie działalności w siedzibie wirtualnego biura oraz wykupienie usługi odbierania i przekazywania połączeń telefonicznych.
Stąd też w wielu przypadkach usługi wirtualnego biura mogą okazać się rozwiązaniem idealnym dla przedsiębiorcy, chcącego korzystać ze sprawnego biura, dbając jednocześnie o niskie koszty i zachowanie swojej elastyczności
