Wiele osób zapewne spotkało się z procedurą pozyskiwania finansowania zewnętrznego w postaci funduszy pomocowych Unii Europejskiej. Jednakże niewielu zainteresowanych tą tematyka ma świadomość, że po uzyskaniu dofinansowania proces biurokratycznej mitręgi dopiero się rozpoczyna.
Po podpisaniu umowy dofinansowania z instytucją przyznającą środki, beneficjent pomocy zobowiązany jest, aby złożyć tzw. wniosek o płatność. Nie jest to jednak jedyny dokument, który należy niezwłocznie złożyć po podpisaniu umowy. Należy dostarczyć także szereg innych dokumentów, takich jak oświadczenie o niezaleganiu w ZUS i Urzędzie Skarbowym.
Beneficjent musi być przygotowany na dokonywanie dokonywanie modyfikacji w Harmonogramie Rzeczowo-Finansowym i Harmonogramie Płatności i informowanie o nich Regionalną Instytucję Finansującą (lub inna instytucję), w przypadku wystąpienia zmian w projekcie. Kolejna istotna kwestia to nadzór i dołączanie do wyżej wymienionych wniosków wszystkich niezbędnych dokumentów, w tym księgowych otrzymanych od Państwa, w szczególności: faktur, rachunków, list płac, deklaracji ZUS, umów, oświadczeń, protokołów zdawczo-odbiorczych, wyciągów z rachunków bankowych, itp., poświadczających dokonywane wydatki.
Istotnym elementem prawidłowego rozliczania projektów unijnych jest kontrola zgodności poniesionych wydatków z harmonogramem płatności i biznes planem, który był złożony wraz z wnioskiem aplikacyjnym, w momencie kiedy beneficjent starał się o dofinansowanie z funduszy unijnych.
W związku z powyższym należy mieć świadomość, że po uzyskaniu dofinansowania każdego beneficjenta czeka dużo biurokratycznej pracy. Jednakże w obliczu otrzymania bezzwrotnej pomocy, takie obowiązki nie są w stanie wystraszyć praktycznie żadnych zainteresowanych.
